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契約書の管理の現状

契約は、口頭、すなわち口約束によっても有効に成立します。しかし、契約が約束どおりに履行されないと困りますので、契約書を作成することにより、契約の当事者の権利義務関係を明確にすることができます。このため、契約書は、作成して、お互いに取り交わしたら終わりではありません。万一、契約した内容の履行が行われなかった場合に、契約書に基づいて、相手方に履行を請求したり、内容を確認するために、常に確認ができるように、契約書管理をしておく必要があります。実際には、次の取引を取ってくる方を優先しますので、契約書をそのままデスク周りに置いておく場合が往々にしてあります。しかし、適切に契約書管理を行うことにより、文書管理を行うのと同様に、コンプライアンス的な観点はもちろんですが、業務効率化のためにも活用できます。

契約書を管理による利点

契約書管理は、いざという場合に、契約内容を確認できるように、一定のルールに基づき、検索しやすいようにしておく必要があります。契約内容、取引先、契約の成立日及び満了日等をデータ化しておくことで、業務の効率化に寄与させることができます。例えば、類似の案件であれば、既存の契約書を修正して作成することができますので、業務の効率化を図ることができます。また、契約の有効期限を把握していれば、満期前に取引先に出向いて、契約の更新について働きかけることもできます。さらに、契約の内容に新しいサービスを加える等により、会社の利益の向上に向上させることができます。このためには、契約書に関するデータベースを作成する契約書管理を行うことが効率的です。